영문 메일 작성 어떻게? (수신자명 모를 때 Tip도 있음)

안녕하세요, 데이지 입니다.
해외 영업 업무를 하면 빼놓을 수 없는 게 영문 이메일이지요?
미팅이나 출장, 전화, 메신저 등등 다른 소통 수단도 있지만 대부분의 업무는 이메일로 교신하고 있어요.

그럼 오늘은 영문 이메일을 어떻게 작성하는지 알아보도록 하겠습니다.
저는 법원 공식 문서 같은 형식이 아닌 실제로 해외, 국내 해외영업 시 주로 어떤 식으로 바이어와 메일을 교신하는지 위주로 기재하고 저의 경험을 토대로 이야기 해 볼 생각입니다. (실무에선 책 같은데 나오는 것처럼 그렇게 교과서적으로는 잘 안 보내는 편이에요 ^^;)

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1. 메일 제목
저도 하루에 수많은 메일을 받았지만 바이어 측에선 저 말고도 다른 한국 기업, 중국 기업, 대만 기업 및 그들의 고객사 등등 더 많은 메일을 받는 편이었습니다. 더군다나 해외 기업은 근무 시간이 평균적으로 국내 기업보다 짧은 편이어서 효율을 정말 중시하고 광고 메일도 많이 받았었어요.
하여, 바이어 측에서 실수로 제 메일을 삭제하거나 우선 순위가 더 낮은 메일로 취급하지 않도록 메일 내용에 대한 요약이 눈에 잘 보이도록 쓰는 게 중요했습니다. 자주 거래하는 곳들은 별도의 폴더를 만들어 제 이메일을 자동 분류하도록 했겠지만 처음 연락하는 업체일 수록 더욱 제목에 신경써서 보냈었어요.

저 같은 경우엔 일반적으로 하기와 같이 제목을 많이 작성했었어요.

발신자명/ 발신 기업명] 이메일 내용이 무엇에 관한 것인지 (수신: 수신자명/ 수신 기업명)
=> 예: Daisy/ ABC] PI for PO# XXXX (Attn: Brad Pitt/ DEF Cor.)
=> 예: Daisy/ ABC] Regarding Our Meeting at GH exhibition (Attn: Brad Pitt/ DEF Corp.)

간혹 Attn.이 무슨 뜻인지 문의하시는 분들이 계시던데 Attn.은 Attention의 줄임말로 수신, ~에게 라는 뜻이에요.


2. 메일 본문
(1) 본문 초반
대부분 알고 계시듯이 일반적으로 하기와 같이 시작합니다.

=> 수신자명을 알고 있을 경우] Dear 수신자명, (보통 뒤에 반점 찍는다는 사실)
=> 수신자명을 모르고 있을 경우] To whom it may concern,

그런데 저 같은 경우엔 수신자명을 몰라도 To whom it may concern은 잘 안 썼던 거 같아요.
너무 교과서적인 느낌도 나고 광고처럼 느껴지거든요. 실제로 제가 잠재 Supplier나 Buyer측한테 처음 받았던 메일 중에서도 To whom it may concern이라는 표현을 쓰는 곳이 거의 없었어요. 저렇게 쓰는 곳들은 보통 전시회나 기관 같은 곳에서 홍보 메일 올 때 뿐이었달까요?

기 거래선이면 바이어 측 담당자가 변경되어도 대체로 사전에 담당자명을 알게 되니 관계 없지만 신규 바이어에게 컨텍하게 될 경우(예: 신규 거래선 발굴) 담당자명을 몰라 To whom it may concern으로 쓰면 회신을 못 받을 확률이 높아지는 거 같아요. 저 같은 경우도 이메일 초반부를 읽었을 때 수신자명이 저렇게 되어 있으면 건너뛰게 되는 경우가 많았는데 실제로 제가 보낸 메일도 수신자명이 저렇게 쓰여 있으면 회신률이 더 적은 편이었어요.

그럼 신규 거래선을 발굴하는 경우와 같이 수신 담당자를 모를 땐 어떻게 보내는 게 좋을까요?
저 같은 경우엔 하기와 같은 방법을 활용했었습니다.

① 해당 기업 홈페이지 검색
=> 외국 홈페이지의 경우 간혹 각 부서 담당자 사진과 이름이 나온 경우도 있고 대표자 이름만 나온 경우도 있음. C.E.O.의 말이 있는 홈페이지면 일반적으로 글 하단에 대표자명이 나옴. 해당 기업 관련 기사를 모아놓은 카테고리가 있는 경우, 해당 기사에 대표자나 영업 부장 같은 고위 관직급의 이름이 나오는 경우들이 있음).

② LinkedIn 검색
=> LinkedIn에서 해당 기업을 검색하면 해당 기업 페이지가 나오거나 해당 기업 경력이 있는 사람 또는 현재 재직 중인 사람이 검색됨. 그 중 대표자, 영업 담당자, 구매 담당자, PM(Product Manager, Project Manager, Purchasing Manager) 등 내 메일에 관심 보일만한 사람을 찾아보기. LinkedIn 자체 메시지 기능 통하여 컨텍하여도 되는데 LinkedIn을 휴대폰으로 사용하는 사람들이 많기도 하고 메시지 보내기 기능을 막아놓은 경우도 있고 이메일이 공식이라 수신자의 성향에 따라 LinkedIn으로 보낼 경우 싫어하는 사람도 있으니 우선 사람 이름만 확인하고 첫 컨텍은 이메일로 시도하기.

③ 구글에서 검색
=> 구글에서 해당 기업을 검색하거나 해당 기업 및 president, C.E.O. sales와 같은 단어로 검색하면 간혹 검색된 기사에 재직 중인 대표자 또는 직원 명칭이 뜨는 경우가 있음.

④ 코트라와 같은 기관에 도움 요청
=> 코트라 회원인 경우, 해당 지역 코트라 측에 연락하여 문의해 볼 수도 있음. 코트라에서 진행 중인 해외 사업에 참가해야 한다는 답변을 받을 수도 있으나 간단한 문의사항이라 코트라 담당자 성향에 따라 담당자명 정도는 얻어낼 수도 있음. 회원이 아니어도 코트라 각 지역, 각 분야 담당자 연락처는 구글에서 검색하여 해당 지역 코트라 홈페이지 접속 시 쉽게 알아낼 수 있으니 한번 시도해 보는 것도 좋을 듯 함. 어차피 밑져야 본점임.

⑤ 기타
=> 상기와 같은 방법으로 알아볼 정도로 중요한 업체가 아니거나 시간 제한이 있을 경우, 또는 불특정 다수에게 발송하는 그런 류의 홍보성 메일일 경우, Dear/To Sales Manager, Sales Team, Purchasing Manager, Project Manager, Product Manager와 같은 식으로 기재.
=> 해당 기업 대표번호로 먼저 전화하여 관련 PM 이메일이나 이름을 사전 문의해서 보낸 적도 있음. 이메일은 잘 안 알려줘도 담당 이름 정도는 알려주는 외국 기업이 의외로 많음.


(2) 본문 중반
영문 이메일 관련 강좌나 책을 봤을 때 I am writing to request ~ 이런 식으로 쓰라고 많이 나오지요?
저런 식으로 쓰는 경우도 있지만 실무에선 정작 저렇게 쓰지 않는 경우가 많습니다. 왜냐하면 이메일이 길어지기 때문이에요. 간략한 인사말로 날씨 얘기나 How are you? Hope you are well. 같은 말을 첫 줄에 쓰는 사람들은 더러 있는 편이지만 다들 업무량 대비 시간이 많이 없기 때문에 일반적으로 바로 핵심 내용으로 들어갑니다.
저는 그래도 제품을 판매하는 입장이라 조금 더 인사말을 하는 편이긴 했지만 많은 바이어들이 정말 하기와 같이 보냅니다. 군더더기 말을 하는 걸 별로 좋아하지 않았어요.

① 바이어들에게 실제로 많이 받았던 이메일 예시
Dear Daisy,

Hi
Please send us a PI for 20pcs of XXX.

Thanks & Regards,

John


② 제가 일반적으로 바이어들에게 보냈던 이메일 예시
Dear John,

Hi, John.
Hope you are doing well.

Please find the PI attached for your PO# XXXX and return it to us with your official signature.
The estimated lead time is OOOO.

I look forward to your soonest reply.
Thank you.

Best Regards,

Daisy

상기 예시는 PI 발행과 납기 같은 간단한 업무 내용이라 굳이 길게 쓸 필요가 없었는데 오더 건이어도 간혹 제품이 많거나 특이사항이 많은 경우 또는 기타 내용이 많은 경우엔 1, 2, 3 등으로 소제목을 달아서 나누어 썼었어요. 내용에 따라 표를 삽입하는 것도 좋은 방법이에요.

③ 처음 이야기 하는 사람에겐 메일 도입부에 하기와 같은 인사말을 넣거나 제 소개를 간략히 하기도 함.
I am honored to talk to you first time.
It is my pleasure to ~.
I am very pleased to ~.
I have been working for international sales at ABC corp. since XXXX and been in charge of XXX market including yours.

=> 처음 이야기 하는 사람이 아니고 어떤 문의 건에 대해 회신하는 경우,
Thank you for your inquiry.
Thank you for your prompt reply.
Sorry for my late reply.
등등으로 무난하게 시작하실 수 있습니다.

④ 사과를 해야 하는 경우
I am sorry ~. (상황에 따라 sorry 앞에 very, truly, really 등등의 부사를 추가할 수도 있음)
I apologize for ~. (상황에 따라 I do apologize, I really apologize, I highly apologize와 같이 씀. apologize는 sorry보다 강한 표현)
I am really sorry for any inconvenience we may have caused. (이런 표현도 메일 도입부나 하단부에 흔히 쓰임).

⑤ 고마움을 표현해야 하는 경우
Thank you for ~.
Thank you a lot for ~/ Thank you very much for ~/ Thank you so much for ~.
I am grateful ~/ I am thankful ~.
I (really/highly) appreciate ~/ It is appreciated ~.

⑥ 문의사항이 있을 경우
Could I ask you ~? / Would you mind if ~?


본문은 핵심만 간단히 넣어주는 게 좋고 수동태보단 능동태 형식으로 써서 의미 전달을 좀 더 명확히 하도록 합니다.
단, 상황에 따라 조금 Critical할 수 있는 표현들은 너무 직접적인 표현보단 우회적인 표현으로 완화된 표현을 쓰도록 합니다. 영어에 반말, 존댓말이 없다고 흔히 알고 계시죠? 어찌보면 맞는 말일 수도 있지만 꼭 그렇지는 않아요.
같은 말이라도 어투에 따라 상대방이 무례하게 받아들일 수도 괜찮게 받아들일 수도 있으므로 주의하도록 합니다.
그렇다고 우회적인 표현으로 쓰라는 게 내용을 불명확하게 쓰라는 뜻은 아니니 전달 사항은 명확하게 쓰도록 합니다.
예시가 있으면 좋은데 현재로선 떠오르는 예시가 없네요 ^^; 하지만 이와 같은 상황이 근무하다보면 의외로 많았다는 점 숙지해 주세요.


(3) 본문 후반
본문 후반은 본문 초반보다도 별게 없어서 사실상 메일 서식으로 고정시켜놔도 무방합니다.
저도 끝인사는 아웃룩 설정 부분에서 메일 서명 부분에 써놓고 본문까지만 쓰고 메일 발송했던 기억이 나네요.

I look forward to hearing from you soon.
I look forward to your soonest reply.
I wait for your prompt reply.
Have a nice/good/great day!
Have a good one!

Best Regards,
Regards,
Sincerely,

등으로 쓸 수 있습니다.

그리고 일반적으로 메일 맨 하단에 본인 이름, 직책, 기업명, 연락처, 취급 제품/분야, 이벤트 내용 또는 현재 홍보 중인 대표 제품 정보(간단히)를 기재해 놓는 게 일반적인데 이것도 아웃룩 메일 설정 부분의 서명 부분에 가셔서 설정해 두시면 메일 발송할 때마다 자동으로 뜨니 참조하세요.
현재 홍보 중인 대표 제품 및 이벤트, 참가 예정 전시 정보 등 일시적인 정보 외 본인 연락처, 직책 등의 정보는 일일이 적는 것보다 명함 파일을 메일 하단에 기입해 놓는 걸 추천하기도 합니다. (Why? 더 눈에 띄고 더 깔끔해 보이므로^^)

 

좀 더 많은 이메일 예문을 보시려면 아래 포스팅을 확인해 주세요.

일부 표현이 아닌 이메일 전체 문구가 포스팅 되어 있습니다.

 

[해외영업 (International Sales)] - 영문 메일] 담당자 변경, 새로운 직원 소개, 수신인 모를 때 외 예시

 

이상 데이지였습니다.
오늘도 제 블로그를 읽어주셔서 감사합니다.

** Inquiry: daisy.muybien@gmail.com