PI(Proforma Invoice) 발행, 작성법 및 예시

안녕하세요, 데이지 입니다.

오늘은 오랜만에 해외영업 관련 글을 써보려고 해요.

 

해외영업을 하는데 있어서 무역 관련 업무가 빠질 수 없죠?

오늘은 무역 기초 중 기초라 할 수 있는 Proforma Invoice (PI) 작성법에 대해 알려 드리려고 해요.

 

1. Proforma Invoice의 개념 및 수출의 기본 절차

수출 업무를 하시는 분들 중 PI를 모르시는 분은 없을 것으로 생각되는데 PI는 국내 거래로 따지자면 견적서 개념이에요.

판매자(Seller/Supplier)와 구매자(Buyer/Customer)가 상호 거래시 거래에 대한 증빙 자료가 필요한데 일반적으로 PI로 증빙하고 있고, 거래 시 하기와 같은 절차로 이루어져요.

 

구매자가 판매자 쪽에 발주 시 Purchase Order (PO: 발주서 개념)를 발행

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PO를 수신한 판매자는 구매자 측에 PI를 발행

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양사간 PI에 이상이 없다고 판단될 경우 명판 날인 또는 서명하여 공유

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구매자 측에서 PI에 해당되는 금액을 판매자 측에 송금

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입금 확인 후 판매자 측에서 납품

 

2. PI의 기본 양식

기업마다 사용하는 양식의 차이는 다소 있겠지만 기본적으로 들어가는 내용은 동일해요. 저도 사용하는 양식이 몇 가지 있지만 하기 양식을 가장 자주 사용하는 거 같아요. (본 글 하단에 하기 양식 PDF 파일도 확인 가능.)

PI에 필히 들어가야 할 내용으로는..

(1) Incoterms: FOB, CFR, CIF, DDP, DAP, EXW등 상호간 무역 조건. 본 조건에 따라 비용과 책임, 의무의 범위가 상이해짐.

(가장 기본이 되는 조건이 FOB. 무역협회에서 기록하는 수출 실적도 FOB 금액을 기준으로 해요. 실제 거래 시 보통 FOB, EXW, CFR, DAP를 가장 많이 사용하는 거 같아요. 제가 담당했던 바이어들 중 EXW조건을 희망하는 곳은 없었는데 EXW는 제조업이 많은 중국에서 주로 사용함. EXW로 할 경우, 공장 출하 조건이므로 FOB가격보다도 더 저렴해져 상대적으로 가격이 더 저렴해 보이는 효과가 있어 중국에서 많이 사용하는 듯 함. Incoterms에 따른 비용과 책임, 의무는 후에 다시 다루어 볼게요.)

(2) 구매품 정보: 제품 품명, 모델명, 단가, 수량, 제품 단가(Unit Price)

(3) 운임 정보 및 금액: 운임 조건은 (1)에서 언급한 Incoterms에 따라 상이해지고 그에 따른 운송사 정보 외. 제품 총 가격만 해당되는 Net Value, 운임, 보험, 송금 수수료 등 모든 비용을 합한 금액 Total Value, Order Total.

(보험은 만약의 경우를 대비한 것이지만 전시회 건 아닌 이상 희망하는 바이어가 거의 없었으나 일반적으로 1~3만원 이내 보험 가입 가능. 거래 물품에 따라 가격이 달라지며 HS Code<세번부호>도 운송사에서 요구하니 사전에 알아두는 게 좋다. HS Code는 관세청 홈페이지에서 조회 가능하나 거래하는 관세사 측이나 운송사에서 보통 거래하는 관세사가 있으니 해당 관세사 측에 연락하여 문의하는 게 더 쉽고 빠를 수도 있다.) 

(4) 기타 정보: 공항/항구 정보(일반적으로 인천 or 부산. Vessel로 보내는 경우에도 인천항으로 가기도 함. 인천이라도 무조건 Air인 것은 아님), 원산지(예: Made in Korea), 납기(실질적으로 제품 출고가 가능한 기간으로 제품 특성에 따라 천차만별), 결제조건(은행 송금인 T/T, Paypal, L/C 외. 거래처와의 관계에 따라 후불 결제 또는 선불 결제), PI 유효기간, 포장정보/브랜드, 판매자 정보 및 바이어 정보(Billing 대상과 Delivery 대상이 상이할 때도 있음), 양사간 사인란, PO(Purchase Order) Number 외

 

솔직히 바이어 정보, 구매품 정보, 거래 조건, 납기 외엔 거의 바뀔 일이 없어서 한번 양식을 만들어 놓으면 그 다음부턴 더 간단해져요.

PI 작성, 어렵게만 생각하셨나요? 알고나니 어떠신가요? 생각보다 무지 쉽죠잉~?

 

이상 데이지였습니다. 

 

Proforma Invoice_예시.pdf

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** Inquiry: daisy.muybien@gmail.com